Il ruolo dell’ufficio stampa è tradizionalmente quello di ponte tra chi fornisce le notizie e chi le diffonde. Come cambiano le dinamiche relazionali con i media ora che il mondo dell’informazione è sempre più digitale? L’ufficio stampa deve adattarsi alle nuove necessità per restare efficace.

L’ufficio stampa “offline” non basta più: è fondamentale una stretta correlazione tra ciò che succede (e quindi si dice) off- e on-line per restare efficace. Restano invariati i punti cardine della gestione, ai quali si affiancano nuove necessità e strumenti digitali per valorizzare e aumentare la visibilità di ciò che comunichiamo.

Vediamo insieme le 10 regole dell’ufficio stampa digitale:

1) Conoscere i mezzi di comunicazione:

Ogni media ha delle peculiarità che vanno conosciute per poter fare la scelta corretta in base alle proprie finalità di comunicazione. Ad esempio, una conferenza stampa in diretta streaming permette di gestire meglio l’afflusso dei partecipanti, a favore delle redazioni distanti o poco strutturate, evitando il temuto effetto “aula vuota” e ampliando, contemporaneamente, il bacino di utenza e la diffusione della notizia;

2) Aggiornare la banca dati giornalistica:

Il classico archivio aggiornato di testate, giornalisti e opinion leader diventa la media list, uno strumento evoluto formato da

• nuove tipologie di dati, andranno inseriti non solo numero di telefono e indirizzo email, ma anche i riferimenti social;
• nuovi attori coinvolti, oltre ai giornalisti comprende influencer e blogger, che hanno acquisito nel tempo un’autorevolezza tale da rientrare a pieno titolo fra le fonti di informazione;

3) Rendere il comunicato stampa “digitale”:

Anche per la scrittura sul web resta valida la regola delle 5w, alla quale è necessario affiancare anche delle competenze specifiche che tengano in considerazione elementi quali la SEO (Search Engine Optimization) e la leggibilità, soprattutto da mobile; nella nostra società in sovraccarico informativo la regola d’oro resta “less is more”;

4) Coltivare le proprie competenze:

Il comunicatore dell’ufficio stampa digitale deve sempre investire nella propria preparazione, con la consapevolezza che l’applicazione al digitale necessità di approfondimenti ad hoc in base allo strumento, non è semplice trasposizione di conoscenze da un media all’altro;

5) Considerare i punti cardine del web-marketing:

Chi lavora con il digitale non può prescindere dalle sue “regole”:

• partire sempre dalla definizione degli obiettivi;
• individuare uno o più pubblici ai quali vogliamo parlare;
• definire una strategia;
• coinvolgere i pubblici individuati;
• monitorare i risultati;

6) Curare la propria immagine:

Il comunicatore digitale deve presentarsi in modo appropriato anche online per poter essere percepito come figura professionale e competente; dalle foto profilo alle biografie sui propri account social, dai contenuti che si scrivono – e si condividono – ai commenti e like: la fiducia e la stima dei giornalisti sono essenziali in questo lavoro.

7) Gestire il network:

l’importanza delle relazioni è imprescindibile sia offline che online, come gestire e valorizzare la propria rete?

• apprezzare i contatti spontanei;
• cercare dei contatti mirati e organizzarli in gruppi coerenti;
• ricordare sempre “prima di chiedere, dai”;
• interagire nei gruppi presenti;

8) Monitorare la reputazione online: 

Gestire il monitoraggio della reputazione online è un’attività strategica per difendere uno degli asset immateriali di maggior valore; come fare? individuando le ricorrenze online, ovvero chi scrive cosa e dove così da intervenire tempestivamente in caso di crisi, oppure inserirsi in discussioni che riguardano un dato argomento d’interesse;

9) Garantire una rassegna stampa completa:

Oltre a raccogliere ciò che esce su stampa, radio e tv, è fondamentale monitorare quello che compare su social network, blog, forum, siti, etc…; bisogna ricordare che quello che troviamo online potrebbe non corrispondere tout court a ciò che è pubblicato sul cartaceo, perché, ad esempio, può subire aggiornamenti e/o correzioni;

10) Creare una community:

la possibilità di riunire un gruppo di persone attorno allo stesso argomento è uno degli elementi più interessanti e utili del web; Ecco i tre aspetti principali da tenere a mente:

• i membri, che rientrano in una mailing list precisa e diversificata;
• i contenuti, interessanti e raccontati con il corretto tono di voce;
• la promozione, se vogliamo “spingere” la diffusione di un messaggio;

Queste sono le dieci regole fondamentali per lavorare in un ufficio stampa digitale che convive con quello “tradizionale”, in un approccio sempre più integrato che mantiene come obiettivo primario quello di costruire e rafforzare, con continuità e credibilità, l’immagine e la reputazione di chi o cosa comunichiamo.

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